1. Sobre este documento
Esta Política de Privacidade descreve como a Epic Hub Comércio e Serviços Ltda. ("EpicHub") trata dados pessoais de colaboradores, candidatos, clientes, fornecedores e visitantes em seus sistemas, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018, "LGPD").
2. Quais dados coletamos
- Cadastro de colaborador: nome completo, CPF, RG, data de nascimento, endereço, telefone, e-mail corporativo e pessoal, dados bancários (para folha), foto.
- Saúde ocupacional: exames ASO e formulários GRO/PGR (cifrados em repouso).
- Comunicação interna: mensagens privadas RH↔colaborador, mural, sugestões, solicitações (cifrados em repouso).
- Atendimento ao cliente: nome, e-mail, CPF, telefone e histórico de tickets (módulo Chatwoot/Ocorrências).
- Acesso/auditoria: data e IP de login, ações em registros críticos.
3. Bases legais para tratamento
- Execução de contrato (Art.7º, V) — folha, benefícios, comunicação interna.
- Cumprimento de obrigação legal/regulatória (Art.7º, II) — eSocial, NFe, fiscal, trabalhista.
- Legítimo interesse (Art.7º, IX) — segurança da informação, prevenção a fraude.
- Consentimento (Art.7º, I) — comunicações de marketing e cookies analíticos.
4. Finalidades
Os dados são utilizados para gestão de pessoal (folha, benefícios, escalas, saúde ocupacional), execução de pedidos e atendimento, emissão fiscal, comunicação institucional e cumprimento de obrigações legais. Não realizamos perfilamento automatizado que produza efeitos relevantes ao titular sem revisão humana.
5. Compartilhamento
Compartilhamos dados estritamente com:
- Órgãos públicos (Receita Federal, eSocial, SEFAZ) quando exigido por lei.
- Operadores contratados (Hostinger — hospedagem; Chatwoot — atendimento; SIGE/Bling — ERP). Todos sob contrato com cláusulas de proteção de dados.
- Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) em caso de incidente ou requisição.
Não vendemos nem cedemos dados pessoais a terceiros para fins comerciais.
6. Retenção e descarte
- Mensagens privadas e mural: 180 dias após leitura ou expiração, depois arquivadas em forma cifrada por mais 4 anos quando exigido por compliance trabalhista, e descartadas em seguida.
- Folha, contratos e prontuário: conforme exigência legal (5 a 20 anos a depender do documento).
- Notas fiscais e financeiro: 5 anos (Receita Federal).
- Logs de auditoria: 12 meses.
7. Segurança e medidas técnicas
- Criptografia AES-256-GCM em campos sensíveis em repouso (ASO, mensagens, mural).
- Senhas com hash bcrypt/Argon2id; nunca armazenadas em claro.
- Sessões HTTPS-only, HttpOnly, SameSite, com timeout por inatividade.
- CSRF, rate-limiting em login, validação MIME em uploads.
- HSTS, headers
X-Content-Type-Options,X-Frame-Options,Referrer-Policy. - Logs auditáveis com IP e identidade para operações sensíveis (LGPD Art.37).
8. Seus direitos (LGPD Art.18)
Como titular você pode:
- Confirmar a existência de tratamento.
- Acessar seus dados (vide exportação).
- Solicitar correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
- Solicitar anonimização, bloqueio ou eliminação (formulário) — respeitadas obrigações legais que impeçam o descarte.
- Solicitar portabilidade em formato estruturado.
- Revogar consentimento, quando aplicável.
Atendemos requisições em até 15 dias úteis a partir do recebimento.
10. Incidentes de segurança
Em caso de incidente de segurança com risco aos titulares, comunicaremos a ANPD e os afetados em até 48 horas, conforme determinação da autoridade, com descrição dos dados envolvidos, medidas adotadas e canais de contato.
11. Contato do Encarregado (DPO)
Para exercer seus direitos ou esclarecer dúvidas, contate nosso Encarregado de Proteção de Dados:
- E-mail: dpo@epichub.com.br
- Resposta em até 15 dias úteis (LGPD Art.19, §1º).